El archivador se trata de un utensilio que en la mayoría de los casos es utilizado dentro de las oficinas, el cual consiste básicamente, en un mueble de madera o metálico que se encuentra dividido por cajones y tiene el propósito de permitir tanto clasificar como ordenar carpetas y documentos de forma óptima.

Lo más conveniente, suele ser que cada oficina cuente con uno de estos productos, debido a que los archivadores ofrecen la posibilidad de incrementar considerablemente su organización, incluso cuando en la actualidad la mayor parte de la información se encuentra digitalizada.

Los clasificadores se encuentran creados con la finalidad de simplificar tanto como sea posible, no solo el archivado y el orden, sino también la clasificación de información y documentación física, como podrían serlo por ejemplo, los folios y cubiertas colgantes.

Hoy en día y dentro del mercado existe la oportunidad de realizar la compra del legajo ideal por precios realmente competitivos, ya que es posible encontrar fundas que poseen diversas medidas, acabados, matices y configuraciones, siendo éstos elementos, los cuales es posible modificar con el fin de que dicho archivador logre adaptarse completamente a las necesidades particulares que presente el proyecto de cada usuario.

Ejemplo de esta gran variedad son los metálicos, los ficheros de palanca, los clasificadores de 4 anillas, forrados, etc.

Asimismo, cabe destacar que este tipo de artículo para archivar poseen una amplia gama de accesorios, un ejemplo de ello son las cajoneras que cuentan con clasificadores y/o colgantes, etc., los cuales los convierten en una pieza realmente práctica para el mobiliario.

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Comprar archivadores de palanca

De igual modo hay que mencionar que los ficheros se encuentran pensados con el fin de promover la organización tanto de documentos como de papelería en general, para lograr que el escritorio ya sea dentro del lugar de trabajo o en el hogar, se mantenga bien ordenado y luciendo completamente libre de documentos.

Dado que permiten organizar los papeles de la mejor manera y conservarlos ordenados por meses, temas y/o años, al igual que de forma alfabética o por personas.

Además, consisten en productos sumamente útiles para una amplia cantidad de información, razón por la cual es común su uso dentro de bibliotecas, despachos de abogados, oficina, recepción, etc.

Sin embargo, estos cuentan igualmente con la gran ventaja de ofrecer a sus usuarios la posibilidad de consultar, con facilidad y rapidez, cualquier información que requieran sin necesidad de desordenar los folios.

Y aunque como ya hemos mencionado, actualmente se pueden encontrar numerosos artículos diferentes, los cuales cuentan con características específicas que se ajustan a las necesidades que presenta cada usuario, como resultan ser por ejemplo los de palanca; con el propósito de que sea más sencillo conocer todas las posibilidades disponibles, a continuación señalamos los aspectos a tener en cuenta para realizar la compra de uno de estos modelos adecuado:

Medidas

Las dimensiones estándar en estas consisten en las mismas de un A4; no obstante, también es posible encontrar algunos cuyas medidas varían entre 24x31, 5cm y 35x28, 5cm, dependiendo de si es de forma más achatada y/o más alargada, aunque en cualquier caso, se encuentran creados para almacenar folios.

Lomo

De acuerdo a sus dimensiones, el lomo del fichero podría ser de un tamaño mayor o menor, lo cual a su vez determinaría la capacidad de almacenaje que ofrece a la hora de guardar los documentos necesarios.

Mientras más grande sea el lomo, mayor será el espacio disponible para los folios. Normalmente, este mide alrededor de 50-80mm.

Colores

El color de este material de oficina resulta ser un aspecto de gran importancia al momento de ordenar apropiadamente los documentos y/o archivos necesarios. Generalmente, estos son usados con el fin de diferenciar sectores, temas, fechas y cualquier otro criterio utilizado en la organización de documentos.

En este sentido, los archivadores de color gris jaspeado suelen caracterizarse por ser usados con gran frecuencia dentro de lugares donde se pretende lograr una uniforme y determinada estética.

En dichos casos, la organización se lleva a cabo mediante las etiquetas ubicadas sobre el lomo, las cuales podrían ser blancas o de tonalidades diferentes, y las cuales normalmente miden aproximadamente 190x54mm; en ellas suele escribirse el criterio de ordenación con el propósito de lograr saber a simple vista cuál carpeta de documentos se encuentra en cada una de las carpetas.

Exterior

Aparte del color, hay que tener en cuenta que el exterior de estos productos, ya que destacan por ser de gran importancia debido a que, de acuerdo al material usado en su fabricación, cuenta con menos o más resistencia.

Es posible conseguir accesorios creados con cartón y forrados con plástico, polipropileno, PVC, polifán y con tela.

Estos beneficios puedes fácilmente encontrarlos en los productos de Desordena y Esselte, visitando su tienda online podrás conocer su amplio catálogo, contar con envío gratis y escoger el que mejor vaya contigo.

Tipos de archivadores baratos de palanca

Como ya mencionamos, con el fin de mantener  los documentos perfectamente organizados, ya sea por orden de importancia, temas y/o fecha, etc., lo más conveniente suele ser recurrir al uso de clasificadores, ya que los mismos se tratan de un elemento básico que no debería faltar dentro de ningún espacio de trabajo.

Pero como sabemos que dentro del mercado hay diversas alternativas entre las cuales escoger, a continuación estaremos hablando de los distintos tipos de ficheros y las funciones que cada uno de ellos cumple.

De acuerdo al ancho del lomo

Las dimensiones del ancho del lomo en los legajos varía entre los 30-80mm; sin embargo, los más habituales suelen ser aquellos cuyo lomo tiene unas medidas aproximadas de 70-80mm.

De acuerdo a su gama de color

Normalmente y dentro de los espacios de trabajo el material de oficina que se mantiene a simple vista, suelen ser de un color oscuro, además de contar con un diseño sobrio y básico.

No obstante, hay que destacar que es posible encontrarlas disponibles en numerosas gamas y tonalidades, bien sean en tonos primarios, intensos, pastel y/o fluorescentes, etc.

De acuerdo a su material de fabricación

Los registros suelen estar fabricados con un material rígido y duro; y por lo general se pueden conseguir fácilmente, algunos modelos que poseen acabados ya sea en PVC, cartón o polipropileno.

En este sentido, entre los clasificadores según su material se pueden encontrar los siguientes:

Cartón entrecolado

Se trata de un material que permite obtener artículos fabricados esencialmente a partir de papel reciclado, los cuales consiguen su grosor y rigidez a través de la superposición de capas de papel, ofreciendo una amplia resistencia y durabilidad.

Cartón forrado

En este caso el cartón usado en la fabricación de estos artículos se encuentra forrado con colores lisos, pese a que es igualmente posible encontrar algunos estampados. Dentro del mercado actual es posible conseguir una inmensa gama de ficheros elaborados a partir de esta clase de cartón y se pueden encontrar tanto por unidades como en módulos de varios.

Cartón forrado plastificado

Estos artículos resultan sumamente variados no solo en grosor de lomo, sino también en el tipo de material.

Igualmente se encuentran disponibles en una gran variedad de colores, ya que hay que decir que al estar fabricados con cartón plastificado, una de sus mayores ventajas consiste en su alto nivel de resistencia.

Forrados en PVC

Son archivadores elaborados a partir de plástico, los cuales destacan por su flexibilidad y gran nivel de duración; aparte de tener una gran resistencia ante la humedad. Además, disponen de una gama cromática que se caracteriza por tener una inmensa oferta no solo de color, sino también de medidas para el ancho del lomo.

De acuerdo a sus anillas

Hay diversas clases, sin embargo cada una de ellas tiene una misma finalidad, la cual consiste básicamente en la sujeción de los documentos en el interior de los ficheros.

Asimismo, hay que decir que por lo general, miden alrededor de 25-75mm, y que es posible que las carpetas cuenten con 2-4, cuya longitud variará dependiendo del ancho que tenga el lomo.

Cajas de archivo

Dentro de los artículos más comunes para los clasificadores se encuentran las denominadas cajas de archivo; las cuales consisten en elementos que ofrecen la posibilidad de guardar todo tipo de documentos dentro de clasificadores.

Las mismas suelen ser usadas con gran frecuencia dentro de las empresas con el fin de lograr que el almacenamiento pueda ser considerablemente más efectivo, al mismo tiempo que se consigue que el orden de los documentos archivados no termine alterado. De igual modo, hay que mencionar que entre sus mayores ventajas destaca que estas se mantienen aisladas y resultan ser menos propensas tanto al polvo como a la humedad.

Como se puede apreciar, existe una inmensa gama que se ajustan a las diversas necesidades y permiten mantener cualquier negocio en perfecto orden; solo basta con encontrar y realizar la compra del más adecuado según cada usuario y se podrá tener una ordenada.

Importancia del archivador

Actualmente es posible guardar todo tipo de información fácilmente en la nube, sin embargo y  dentro de las empresas y espacios de trabajo, el uso de un fichero es algo que siempre estará de moda.

Ya que si bien con el paso de los años la tecnología avanza a mayor velocidad, la verdad es que este tipo de herramienta resulta ser un producto imprescindible cuando de la correcta organización de documentos, contratos laborales y/o libros de contabilidad se trata.

Asimismo, hay que mencionar que se encarga de almacenar tanto como documentos como algún papel importante de cualquier empresa, debido a que su principal propósito consiste en resguardar la información más valiosa que la misma dispone.

Y es que las empresas poseen una gran cantidad de papeles los cuales en sí mismos  resultan ser su esencia, razón por la que siempre se requiere de una buena carpeta, ya que contrario a la internet, donde la información podría llegar a exponerse a ser violentada, lo cierto es que un clasificador permite mantener la confidencialidad de cualquier empresa a buen resguardo.

Y aunque no se puede negar que en el pasado se utilizaba una mayor cantidad de papel, dentro de las compañías el uso del mismo sigue teniendo gran importancia.

Cabe mencionar que uno de los principales aspectos por los cuales se caracterizan las espacios laborales dentro de una empresa, suele ser tanto por su organización como por su pulcritud, dado que en eso se basa la imagen de la compañía; motivo por el cual esta clase de herramienta laboral resulta imprescindible.

Asimismo, hay que decir que dentro de sus mayores ventajas se encuentra la planificación, ya que estos destacan por ofrecer la posibilidad de mantener en orden cualquier espacio, sea grande o pequeño; siendo un elemento completamente idóneo al momento de planificar proyectos, llevar un recuento de los pagos de facturas u organizar eventos.

De igual manera, ofrecen la oportunidad de clasificar las tareas que corresponden a los diversos departamentos de la empresa y así poder llevar un historial sobre el desempeño de los empleados.

Desordena y Esselte te ofrece una gran gama de productos como estos para que puedas utilizarlos y lo mejor de todo es que el precio es económico y no representan un gasto amplio a tu bolsillo y con envío gratis.

¿Por qué resulta preciso el uso de comprar archivadores de oficina?

Aunque nos encontramos en un época tecnológicamente muy avanzada, donde la mayor parte de los documentos se encuentran digitalizados, como ya mencionamos, todavía existe una amplia cantidad de papeles dentro de las empresas, por lo que contar con un buen clasificador siempre es una opción muy conveniente y apropiada.

Y es que el gran volumen de papel que cada mes se genera dentro de cualquier compañía, no suele ser sencillo de subirse a la nube con rapidez, razón por la cual un espacio bien planificado y ordenado tiene que disponer de esta herramienta laboral.

De igual forma, permiten guardar una amplia cantidad no solo de documentos, sino también de discos duros y clasificadores, etc., al igual que ofrecen la oportunidad de clasificar los proyectos y ordenar el ambiente.

De modo que cada empleado tenga la posibilidad de encontrar directa y fácilmente la carpeta o documento que necesita sin necesidad de desordenar o buscar entre todo el papeleo disponible. Y de acuerdo al espacio disponible dentro del espacio de trabajo, es posible optar por uno u otro fichero de los que se encuentran en el mercado, ya sea de sobre mesa o uno de gran tamaño como los metálicos.

En cualquier caso, se puede utilizar la compra que se adaptan perfectamente a la estructura de cada espacio de trabajo y con accesorios que pueden satisfacer las necesidades de cada trabajador.

Principales ventajas

Los clasificadores destacan por ofrecer una inmensa gama de diseños, los cuales sin importar cual se escoja, tienen como propósito gestionar documentos y añadir a los espacios laborales un aspecto mucho más ordenado, etc.

Además, un aspecto que resulta esencial tomar en cuenta se trata justamente del hecho de que esta clase de artículo no desempeña únicamente una funcionalidad básica de almacenar sin extravíos, aparte de ello también permite optimizar significativamente los procesos llevados a cabo dentro de cada departamento o área de la empresa.

De cualquier manera, conviene igualmente mencionar las diversas ventajas que pueden ofrecer los legajos, entre las cuales es posible destacar la planificación y orden, los ficheros ofrecen la posibilidad de mantener el orden dentro de espacios de cualquier tamaño, sean pequeños o grandes; ya que resultan una herramienta idónea al momento de organizar las facturas, planificar eventos y/o realizar todo tipo de proyectos.

Igualmente, es posible clasificar las tareas que llevan a cabo los diversos componentes de la compañía a fin de poder mantenerse al día.

Así, la empresa podrá cumplir a tiempo con cada uno de sus objetivos, a la vez que puede continuar planteándose nuevos objetivos; lo cual resulta fundamental dentro de cualquier compañía a fin de continuar expandiéndose.

Otra ventaja es la elegancia dentro de la decoración, ya que los ficheros de metal, por ejemplo, destacan por ser los que cuentan con una mayor demanda dentro de las oficinas, lo cual se debe a que ofrecen un alto nivel de resistencia, y en consecuencia, garantizan un largo tiempo de vida útil.

De igual modo y al estar fabricados en su mayoría con acero inoxidable, es posible amortizar su coste a largo plazo.

De igual manera, optimizan el espacio y la distribución, ya que se caracterizan por permitir gestionar eficazmente todo el espacio disponible dentro los centros de trabajo; evitando así que los escritorios tengan que soportar mucho peso a causa de una gran cantidad de archivos e informes.

De manera que siempre que los trabajadores requieran un informe o documento, únicamente deberán dirigirse hacia el archivador y tomar el que necesita para realizar su trabajo. Asimismo, favorecen la distribución del espacio, debido a que solo ocupan un reducido espacio dependiendo del tipo de archivador y sus medidas, permitiendo guardar en su interior una amplia cantidad de documentos.

Finalmente, tienen la economía y amortización a largo plazo como última ventaja, dado que el precio suele ser bastante variado, pudiendo encontrar modelos muy baratos y otros un poco más costosos, todo dependerá de la opción seleccionada.

En caso de apostar por los de precios más elevados, conviene tomar en cuenta que se trata de una inversión que se puede amortizar poco a poco, gracias a su gran resistencia y utilidad.

Las partes de un archivador de palanca

Estos son usados dentro de la mayor parte de los negocios con el fin de llevar a cabo tanto la clasificación como la organización de cualquier tipo de documentos perforados y con el propósito de que estas herramientas sean capaces de realizar su función adecuadamente, es preciso que cada una de las partes que la conforman cumplan su finalidad.

En ese sentido, a continuación señalamos cuáles son las partes de una carpeta y la función de las mismas.

Comenzamos con el Rado, el cual consiste en un mecanismo que permite impedir que los registros terminen abriéndose por sí mismos al ser ubicados dentro de una estantería. El funcionamiento del Rado resulta bastante simple, siendo este un saliente ubicado sobre la tapa del archivador, el cual a su vez se ancla con la anilla que se encuentra en el interior; así evita que se abra al ser colocado en posición vertical.

Luego está el mecanismo de anillas y como es evidente, estas se encargan de contener los documentos, sin embargo con el fin de que esto pueda lograrse, es preciso que los folios de los documentos a guardar se encuentren perforados mediante una taladradora, la cual disponga de la misma distancia que existe entre los agujeros presentes en el archivador.

Asimismo está el ojal, que permite obtener fácilmente el clasificador al buscarlo dentro de una estantería llena de material de oficina; por lo que basta con usar el dedo para estirarlo y lograr extraerlo del estante.

Después tenemos la palanca, la cual se encuentra conectada y tiene como propósito el permite abrir los ficheros con más facilidad.

Cabe señalar que todos estos accesorios cuentan con este mecanismo; ya que al no disponer de una, ya o no sería considerado como un archivador, sino que se trataría de una carpeta.

También existe el compresor de hojas que cuenta con una pequeña pestaña a través de la cual se fija a las anillas; tienen la finalidad de mantener los documentos apretados contra la cubierta posterior para impedir que al colocarlo verticalmente, las hojas terminen desplazándose sobre estas y lleguen a desestabilizarlo.

El compresor de hojas destaca por tratarse de una de las partes de mayor importancia.

Después se encuentran las cubiertas exteriores, las cuales están elaboradas a partir de plástico o cartón. Sobre ellas suelen colocarse el resto de los elementos que hemos mencionado anteriormente, razón por la cual resulta fundamental que cuente con una apropiada rigidez para evitar deformarse como consecuencia del peso de los folios.

Además y en su lomo disponen de un porta-etiquetas o espacio en el cual es posible añadir la identificación del contenido que se encuentra en su interior.

El último elemento, son las cantoneras de protección y aunque se trata de un elemento opcional, hay que destacar que los mejores ficheros cuentan con cantoneras en las cubiertas, las cuales se encuentran protegidas a través de una lámina metálica que impide la fricción causada cuando el legajo es colocado y retirado de la estantería, y en consecuencia evita que el cartón se estropee.

Igualmente, cabe mencionar los separadores de pestañas, los cuales no se tratan de realmente de una parte de este tipo de artículos, sino que consisten en un accesorio adicional el cual suele añadirse con la finalidad de clasificar la información por orden numérico, alfabético o departamentos, etc.

Existen en diversos colores y con distintos símbolos de pestañas, ya sean numéricos (1-7, 1-31, 1-12) o alfabéticos (A-Z). Ahora bien, conviene hablar un poco más acerca de estos accesorios.

Se tratan de esos registros almacenados, los cuales se obtienen como resultado de los distintos procesos y/o transacciones realizadas por alguna empresa u organización, ya que es el ser guardado de acuerdo a algún orden específico, se les denomina como sistemas de registro.

En la actualidad hay diversos tipos y modelos, los cuales varían según ciertos factores entre los que se encuentran, por ejemplo, la clase de organización, volumen de datos, recursos empleados, finalidad, etc.

No obstante y en general, existen ciertos sistemas que destacan por parecer más apropiados que otros; aunque cada uno de ellos posee pros y contras, de manera que conviene saber cuáles son antes de emplearlos.

Pasos para realizar un sistema de registro

Antes que nada resulta preciso entender que sin importar el tipo de sistema que se utilice, el proceso para implementar un archivo cuenta con tres pasos esenciales, los cuales consisten en reunir cada uno de los documentos y/o registros que se obtienen de los procesos llevados a cabo por la empresa, ordenarlos siguiendo determinados parámetros, como por ejemplo, departamento, fecha o actividad, etc., y finalmente almacenar los documentos ordenándolos según un método específico (alfabético, numérico o combinado) el cual permita acceder a los registros siempre que se requiera.

¿Dónde se almacenan dichos registros y/o documentos?

Hay diversas clases de clasificadores, entre los cuales se encuentra el vertical en el cual los documentos se almacenan dentro de artículos individuales que se ubican en el interior de una gaveta. Cada una de estas se diferencia mediante una pestaña que sobresale a través de la cual es posible ver determinados identificadores sobre el contenido que se encuentra en su interior.

Después está el lateral, que supone una clase de artículos en la que los registros están almacenados dentro de estas y que al mismo tiempo, se guardan dentro de una estantería, al igual que los libros de una biblioteca. En este caso, las identificaciones necesarias para conocer los contenidos guardados se fijan directamente en el estante.

También existe un horizontal, el cual en ciertos casos, sobre todo cuando no es muy voluminosa la información que se desea almacenar pero se encuentra plasmada en formatos de gran tamaño (ilustraciones y mapas, por ejemplo).

Se puede optar artículos en los que la información se almacena dentro de estas y que se encuentran una sobre la otra y llevando alguna identificación encima.

El escoger entre uno u otro tipo de fichero varía de acuerdo a la cantidad de documentación que se desee almacenar, el modo de hacerlo y frecuencia de consulta; por lo que cada persona podrá encontrar la opción adecuada para que el almacenamiento de sus documentos suponga una solución permanente a la cual sea fácil y cómodo acceder siempre que sea necesario.

¿Cuánto tiempo tienen que conservarse los archivos?

Como resulta evidente y de acuerdo a las actividades que lleve a cabo la empresa, no es realmente probable debido a su contenido, que estas se mantengan inalterables durante un largo periodo de tiempo; ya que posiblemente será preciso añadir nuevos documentos y/o retirar esos que cuya conservación o consulta ya no sea necesaria.

En ese sentido y dependiendo de la frecuencia con la cual suela realizarse la consulta de los documentos archivados, se dispondrá igualmente de otras clases de archivos, como los activos, los semiactivos y los inactivos.

Los archivos activos son aquellos que cuentan con una frecuencia de consulta elevada (varias veces al mes) y cuyos registros no disponen de más de 5 años de duración. Por lo general, estos suelen ser los documentos correspondientes al año fiscal, al igual que los de tipo legal que tienen una mayor vigencia.

Por su parte, los archivos semiactivos consisten en esos donde se almacenan aquellos registros los cuales fueron retirados, aunque por distintos motivos no es posible que se descarten. Finalmente encontramos los inactivos, igualmente llamados archivos muertos, son esos registros que pese a que todavía se conservan, se encuentran almacenados en un lugar que no cuenta con fácil acceso y luego de cumplir una determinada cantidad de tiempos guardados, son destruidos.

No obstante, hay que señalar que sin importar el tipo de clasificador, uno de los principales factores a considerar a fin de manejarlos correctamente, consiste en el sistema que se haya utilizado a la hora de llevar a cabo la clasificación de los registros, lo que significa básicamente, los sistemas de registro implementados.

¿Cuál es el mejor sistema?

Como ya se ha mencionado, resulta bastante complicado determinar cuál sistema de puede ser mejor o más conveniente para un determinado caso, razón por la cual la selección de uno u otro dependerá directamente de las necesidades de espacio y, acceso que presente cada usuario; además de algunas otras variables.

Las fundas para archivadores

Para finalizar, cabe mencionar que con el propósito de que los clasificadores puedan ser almacenados apropiadamente y evitar que se deterioren, resulta muy conveniente contar con cajas o fundas, las cuales son de gran utilidad para almacenar tanto los archivos como las carpetas con anillas.

Además, estas fundas destacan por suponer una forma segura de guardarlas y donde se almacenan los documentos, ya que poseen una gran durabilidad.

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